ZAMAN NEDİR?
ZAMANI NASIL TANIMLARIZ!

 

Sözlük tanımına göre, “ Zaman, olayların geçmişten bugüne gelip geleceğe doğru birbirini takip ettiği kesintisiz bir süreçtir.”

 

“Bana sorulmadıkça, biliyorum; fakat birisine açıklamak istediğimde, açıkçası bilmiyorum"   St. Augustine

 

Yüzyıllar filozoflar ve bilgeler zamanı açıklamak için büyük çabalar harcadılar.  Isaac Newton zamanın mutlak olduğunu, evren var olsa da olmasa da oluştuğunu söyler.

 

Leibnitz ise, “ Zaman kendi başına bir varlık değil, yalnızca olayların sırasıdır”diyerek Newton’un tanımını alt üst etmiştir.

 

Albert Einstein da Leibnitz gibi, “ Zamanı olayların sıralanışına göre ölçeriz, bu olayların dışında, bağımsız bir varlık yoktur,” demiştir.

 

 

Zaman;

 

· Benzer,

· Değersiz,

· Biriktirilebilen,

· Ödünç alınan,

· Değiştirilebilen,

· Satın alınabilen,

· Defalarca yaşanabilen,

· Denenebilen,

· Herkesçe aynı algılanan

                                           bir kavram değildir.

 

 

 

Zaman; dışımızda olamayan, hatta bizi içine alan ve değişimin içinde oluştuğu bir boyuttur. Zamanı, geçmişten geleceğe uzanan ve şimdide  yaşadığımız olaylar akışı olarak algılarız.

 

 Zaman kullanılmadan önce ve harcandıktan sonra hiçbir anlamı olmayan bir kavramdır.

 

ZAMANI NASIL HARCARIZ?

  

İşte bu soruya yanıt aramak için hep birlikte aşağıdaki tabloya bir göz atalım isterseniz.

 

 

ZAMAN LİMİTİ

GÜNDE 24 SAAT

HAFTADA 168 SAAT

 

 

KİŞİSEL İŞLER

Haftada 89 saat

Bu kişisel işler;

 

Uyku ( ortalama günlük 7 saat )

Haftada 49 saat

Yemek yeme ( ortalama günlük 2 saat )

Haftada 14 saat

Giyinme ( ortalama günlük 1 saat )

Haftada   7 saat

İşe gidiş geliş ( ortalama günlük 1 saat )

Haftada   5 saat

Kendimiz, ailemiz ve evimiz için yapılması gereken işler

 ( ortalama günlük 2 saat )

Haftada  14 saat

GELİR ELDE ETMEK İÇİN İŞ

Haftada 40 – 50 saat

AİLE, EĞLENCE, EĞİTİM, OKUMA, HOBİ,

BOŞ ZAMAN

Haftada 30 – 40 saat

TOPLAM HAFTALIK ZAMAN ( ORTALAMA )

HAFTADA 168 SAAT

 

 

Görüldüğü gibi aslında hepimizin yapmak istediği işler için yeterli zamanı var. Peki neden bir türlü hiçbir işimiz yetişmiyor ve karmaşa yaşıyoruz? Bu sorunun yanıtı kuşkusuz "zamanımızı iyi planlayamadığımız için" olacaktır.

 

 Zamanı doğru biçimde planlamayı öğrenmek, yaşamımızda yapmak istediğimiz tüm işlere zaman ayırabilmek ve stresten mümkün olduğunca uzak yaşayabilmek için gerekli bir adımdır.

 

 

 


 

 

 

 

 

ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR ?  VE NEDEN GEREKLİDİR?

 

Zaman yönetimi; amaçlarımızı, sorumluluklarımızı, zevklerimizi ve sosyal yaşamımızın içerdiği bütün etkinliklerimizi bir arada yürütebilecek bir biçimde planlanması anlamına gelmektedir.

Zaman yönetimiyle istenilen; iş ve kişisel zamanı dengeleyebilmek, stresiz ve mutlu bir yaşam sürebilmektir.

‘Bir gün vakit bulursam yapacağım', 'Şimdi ona ayıracak zamanım yok, daha sonra bakarım', 'Saat kaç olmuş, zaman nasıl geçti anlamadım, daha yapacak bir sürü iş var', 'Akşam oldu ama hala en önemli konuları halledemedim', 'En son ne zaman sinemaya gittiğimi bile hatırlamıyorum', 'Kitabı incelemek için zaman bulamadım, yalnızca ana başlıklarına bakabildim', 'Eşim, çocuklarım veya arkadaşlarımla zaman geçirmeyeli çok oldu'...

 

 

Örnekleri çoğaltmak mümkün. Aslında yukarıdaki cümlelerin hiçbiri bize yabancı gelmiyor. Hatta, hemen hepimiz bunları sık sık kullanıyoruz. Bazen bir günün 24 saatten daha fazla olmasını diliyor, 'keşke vaktim olsaydı' diye yakınıyoruz. Peki, bunların nedeni yalnızca işlerin fazla olması mı, yoksa zamanı iyi kullanamamamızın etkileri de var mı?

 

Zaman asla biriktirilemeyen bir kavram. Bu nedenle yapılmak istenilen şeylerin geri plana atılması iş yaşamındaki en büyük hata. Her gün kişiye 24 saatlik ya da 86 bin 400 saniyelik bir çek veriliyor. Bunu son saniyesine kadar harcamak kişinin elinde. Ancak bu zamanı daha sonra harcamak üzere saklamak imkansız. Ve herkesin zamanı eşit. Aradaki fark ise bu zamanın ne kadarının kullanıldığı.

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZAMAN YÖNETİMİ KONUSUNDA ÖNYARGILAR

 

 

 Bazı kişiler "zaman yönetimi" konusunu daha başından reddeder ve bu konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış değerlendirmelerdir. Bu önyargılardan en yaygın olanları şunlardır:

 

"Bu teknikler benim işime yaramaz":

 

 "Bu toplumda organize olmak mümkün değil!":

 

"Bu kadar organize olmak çok ürkütücü.":

 

"İnsanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar.":

 

 

 

 

 

 

ZAMANI ETKİN KULLANMANIN FAYDALARI

Zaman yönetiminde, önemli olan işleri iyi yapmaktan çok doğru işleri doğru zamanda yapmaktır. Zamanı faydalı kullanmanın sayısız fayları vardır Ancak bunlardan bazılarını sıralayalım;

 

· İşte, evde, ve eğlencede daha fazla şey başaracaksınız.

· Daha dengeli bir hayat yaşayacaksınız.

· Hayatınızdaki stresi azaltacaksınız.

· Daha enerjik olacaksınız.

· Daha disiplinli olacaksınız.

· Çabalarınızı üzerinde yoğunlaştıracağınız odaklarınız olacak.

· İstediklerinizi başarmak için daha iyi motive olacaksınız.

· Kendinize güveniniz ve inancınız artacak.

· “Yapamam”dan “Yaparım”a geçeceksiniz.

 

Meslek hayatındaki yararlar

Şimdi de zamanı iyi kullanmanın meslek hayatınızda sağlayacağı faydaya bir göz atalım. Zamanı iyi kullanmayla;

· Daha güvenilir olacaksınız.

· Daha verimli olacaksınız.

· Fırsatları daha iyi değerlendireceksiniz.

· Çalışma yöntemleriniz daha düzenli olacak.

· Sorumlulukları daha iyi paylaşacaksınız.

· Kilit noktalarda daha becerikli olacaksınız.

· Kesintileri daha iyi denetleyeceksiniz.

· Konsantrasyonunuz artacak

· Bugünün işini yarına bırakma dürtüsünü engelleyeceksiniz.

· Toplantılarınızı daha verimli yöneteceksiniz.

· Takım ruhunu daha kolay yaratacaksınız.

 

Başkalarına yararları

Zamanınızı daha iyi kullanmanız yukarıdaki listelerden de gördüğünüz gibi sadece size değil başkalarına da büyük yarar sağlayacaktır. Zamanı iyi kullanmayla:

· Herkesin zamanını daha iyi kullanmasına yardımcı olacaksınız.

· Genel disiplin anlayışının gelişmesine katkıda bulunacaksınız.

· Başkalarının zamanını daha verimli kullanmasını sağlayacaksınız.

· İyi bir örnek oluşturacaksınız.

· Yetkilerin devredilmesiyle, diğerlerinin sorumluluk duygularının  ve becerilerinin gelişmesine neden olacaksınız.

· Başka insanlarda, nerede oldukları ve onlardan nelerin beklendiği kavramlarının oluşmasını sağlayacaksınız

 

 

ZAMANI ETKİN KULLANMAYI  ENGELLEYEN NEDENLER

 

Zaman yönetimini engelleyen nedenler aşağıdaki şekilde gruplandırılabilir.

 

v Kişisel nedenler,

v Dışsal nedenler ( Çevresel Nedenler )

v Örgütsel nedenler,

v Mekaniksel nedenler.

 

KİŞİSEL NEDENLER.

 İnsanların kişilik yapıları, alışkanlıkları, biyolojik ritimleri zaman yönetimine yaklaşımlarını değiştirebilir ve kişiler bilinçli  ya da bilinçsiz zaman yönetimine engel olabilirler.

 

Biyolojik ritim açısından tüm insanların genellikle şu üç kategoriden birine uyduğunu göstermektedir:

 

Sabah Tipleri:  Bu tipler sabah çok enerjik olurlar, öğleye doğru enerjileri zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş azalmaya başlar. Akşam üzeri bütün performansın bittiği görülür.

 

Öğleden Sonra Tipleri: Bu tipler çok zor uyanırlar, sabahları kayıtsız ve uyuşukturlar. Öğlen biraz açılmaya başlarlar, Öğleden sonra enerji dolu olurlar. Hava karardığında ancak durulurlar.

 

Her zaman hazır tipler: Bu tip kişiler sabah ve öğleden sonra tiplerinin en iyi yönlerinin karışımıdır. Sabah erken kalkar ve enerjik olurlar, öğleye doğru durulurlar, öğleden sonra performansları artar.

 

O halde; Kişilerin performanslarının ne zaman  yüksek olduğunu bilmeleri, zamanlarını verimli kullanmaları açısından çok önemlidir. Kişilerin yüksek performans zamanlarını saptamada iki üç hafta boyunca her gün tutulacak çizelgelerin, uyku düzenlerini kontrol altına almalarının, vücut ısısının sabah saatlerinde yüksek tutulması vb. önlemlerin yararları olacağı düşünülmektedir.

 

 Hangi kategoride olursanız olun, zamanınızı verimli kullanabilmek için,

 

En yüksek performans gösterilen saatler için şunlar önerilebilir.

·        Yapılacaklar listesinde önemlileri saptamak,

·        Öncelikli işler üzerinde tartışmak,

 

Orta performans gösterilen saatler için;

·        Rutin işleri yapmak,

·        Daha sonraki işler için planlama yapmak,

 

Düşük performans gösterilen saatler için ise;

·        Telefon görüşmeleri yapmak,

·        Ziyaretçileri kabul etmek,

·        Mektupları cevaplandırmak.

 

KİŞİSEL ZAMAN HARCAYICILAR;

 

6  Dağınıklık, düzensizlik

6  İşleri sürüncemede bırakmak

6  Hayır diyememe

6  İşinize / konuya karşı ilgi yetersizliği

6  Diğerleri :

·        Dedikodu

·        Unutkanlık

·        Dinlememe

·        Kararsızlık

·        Kötü iletişim

·        Çok fazla işe birden girişme

·        Gereksiz mükemmeliyetçilik

 

6  Dağınıklık, Düzensizlik :

Bu, zaman kaybının asıl suçlusudur. Dağınıklığın göstergesi çalışma alanında belli olur. Yanlış yere konmuş bir şeyi aramakla ya da bir işi tamamlamada önce sizin dikkatinizi başka yere çekip işe ara vermeye yol açan nedenler yüzünden vakit kaybediyorsanız, çalışma yerinizi gözden geçirmeniz gerekir. Tertip ve düzen için 5S ilkeleri uygulanmalıdır.

 

 

 

6  İşleri sürüncemede bırakmak

Hepimiz bazı şeyleri geciktiririz. Tipik olarak bu şeyler sonunda tamamlanması gereken sıkıcı, güç, hoş olmayan, ağır işlerdir. Böyle bir şey olduğunda aşağıdakileri düşünün:

 

·        İşi tamamlamak için bir tarih koyun, ona bağlı kalın.

·        Bir ödül sistemi kurun. Örneğin, kendi kendinize şöyle deyin:

“bu işi bitirince kendime güzel bir ziyafet çekeceğim” ya da “ bu işi bitirmedikçe eve gitmeyeceğim”

·        Geciktirdiğiniz işlerin gelişmesini rutin olarak izlemesi için bir kişiyi ( bir iş arkadaşı, sekreter, vb.) ayarlayın.

·        Günün ilk saatlerinde istenmeyen işleri yapın, böylece onlardan kurtulmuş olursunuz.

 

  

6    “ Hayır” diyememe

Kendi ihtiyaç, hak ve önceliklerinize aykırı durumlarda diğer kişilerin duygu ve ihtiyaçlarını anladığınızı belirtin ancak isteklerine karalı bir biçimde hayır deyin.

 

“ Hayır” demek  mutlaka gücendirmek, darıltmak demek değildir. Başka bir seçenek, bir yaklaşım olabilir. Çok sık “evet” diyeceğinize, aşağıdaki yanıtlardan bazılarını deneyin:

 

v “Bunu yapabilirim ama şimdi yapmakta olduğum iş gecikir. İstediğiniz daha mı önemli ?

v “Sizin için bunu seve seve ele alırım. Ama şimdi yapmakta olduğum işi bitirmeden buna başlayamam. Bu da ......

v “Kusura bakmayın, yeni bir işi ele alacak vaktim yok. Zamanım müsait olunca ben sizi ararım.”

v “Bana olan güveninizi takdir ediyorum ama iş planıma şimdi bunu koyacak vaktim yok. Kusura bakmayın.”

v “Kusura bakmayın, bunu yapamam. Bunu acaba .......sorsanız ...”

 

6  İlgi yokluğu

Sadece ilgi yokluğu yüzünden vakit kaybediyorsanız size açık olan seçenekleri araştırmalısınız. Bazıları şöyle :

 

v işinizi daha ilginç kılacak yollar düşünün.

v Daha iyi bir iş elde etmek üzere bir iş arkadaşınızla işleri değiş tokuş edip edemeyeceğinizi düşünün.

v İşinizi yeniden örgütlemeyi ya da onu paylaşmayı isteyin.

 

 

6  Dedikodu

Şirketlerin en büyük düşmanı, kişiler hakkında yapılan dedikodudur. Dedikodu, bir işletmenin işlerini durdurur, zamanı ve insan kaynaklarını harcar. Bir işletmede boş konuşun, film anlatın, maç anlatın; ama dedikodu yapmayın. Dedikodular sayesinde güç edinmeye, Bizans oyunu oynamaya çalışanlara diyeceğimiz  tek bir şey vardır; dedikodularla başkasının kuyusunu kazanlar, o koyunun çevresinde dolaştıkça kendileri kuyunun içine düşerler.

 

6  Unutkanlık

Herkesin bir dereceye kadar unutkanlığı vardır. Bir olayı, tarihi, hatta bir anlaşmayı hatırlama konusunda kendinize güvenmeyin. Mutlaka bir yere yazar ve kusursuz bir takip sistemi geliştirirseniz, bu sorun hal olacaktır.

 

6  Dinlememe

Dinleme yetinizi arttırmakla iletişim ve anlaşmayı hızlandıracağını, aynı zamanda size çok fazla zaman kazandıracağını bilmelisiniz.

 

6  Kararsızlık

Kararsızlık genelde, yapmakta olduğunuz iş veya çözmeye çalıştığınız sorun hakkında yeterli bilgi sahibi olmamanızdan kaynaklanır. Kararsızlığın  nedeni bazen de bir karar vermenin riskli oluşu ve bizim de başarısız olmayı sevmememizdir.

 

 

6  İletişim eksikliği

İletişimimiz kötü olduğu zaman anlatılamayacak kadar çok saatler, günler, haftalar, hatta yıllar kaybedilebilir. Bu durum genellikle kafanızdaki resmin berraklığına bağlıdır. Zihninizdeki beklentilerin berrak bir resim varsa ve işbirliği yaptığınız kişilere o işi yaparken ne beklediğinizi anlatabilirseniz, muazzam zaman kazanırsınız. Beklentilerin berrak bir resmini iletemezseniz, çok zaman kaybedilecek demektir.

 

6  Çok fazla işe birden girişme

Bu, bazılarımızın gerçekte başarabileceğimizden daha fazlasını yapabileceğimizi sanarak düştüğü bir tuzak olan kahramanlık sendromudur. Bu tuzaktan kaçınmak için plan yapmaya dönmek gerekir. Aylık, haftalık ve günlük olarak sağlam planlar yapmalıyız. Herşeyi düzgün bir öncelik sırasına koymuşsanız, hangi gün neler yapabileceğiniz konusunda daha gerçekçi olduğunuzu görebilirsiniz.

 

6  Gereksiz mükemmeliyetçilik

“ Felç  eden mükemmeliyetçilik “ sözü, üretkenliği öldüren şaşırtıcı bir kavramı tanımlar. Pek çoğumuz her şeyi o kadar mükemmel yapmamız gerektiğine inanırız ki işe başlayamayız bile . bazıları için yıldızların gökyüzünde belli bir konuma gelmeleri bile gerekir. Bir işi yapmamız gerekiyorsa yapmaya başlayın ve elinizden geldiğince iyi yapın. Ardından bir sonraki işe geçin.

 

DIŞSAL  ( ÇEVRESEL ) ZAMAN HARCAYICILAR:

 

Siz iyi düzenleyip zamanınızı etkili kullansanız da hep dış kaynaklardan gelen kesintiler ve dikkat çekici olaylar olur. İşte en yaygın olanlardan bazılarının üstesinden gelmek için bazı fikirler:

 

6  Ziyaretçiler

6  Telefon Edenler

6  Gereksiz Gelen Evraklar

6  Birini Beklemek

6  İş Çıkmayan Toplantılar

6  Diğerleri

·        Bölünmeler

·        Yanıt gelmesini beklemek

·        Yeterince açık olmayan iş tanımı

·        İşyerinde moral bozukluğu

·        Eğitimsiz personel

·        İş arkadaşı / dost istekleri

·        Ofis içi dolaşımlar

 

 

6  Ziyaretçiler:

Ziyaretçilerin aldığı zamanı denetlemek, hem nezaket hem akıllılık gerektirir. Başlama noktası olarak işyerinize çağırdığınız insanların sayısını sınırlayın.

 

Masanızı arkanız kapıya dönük yerleştirirseniz “ uğrayan” ziyaretçilerin cesaretini kırarsınız. İnsanlar sizi çalışıyor görünce rahatsız etmekten vazgeçerler. Ayrıca, bir konuda yoğunlaşmak istediğinizde kapınızı da ( varsa ) kapatmayı düşünebilirsiniz.

Biri beklenmedik bir biçimde size uğrarsa ayağa kalkıp konuşun. Zamanınız yoksa ziyaretçinizi oturmaya buyur etmeyiniz. Genellikle siz ayaktaysanız ziyaretçiniz de ayakta kalacaktır. Bu da ziyaretin süresini azaltır. Bu da işe yaramazsa dürüst olup şöyle bir şey söyleyin: “ uğradığın için sağ ol. Ama şimdi beni bağışla; çünkü bu işi bu işi bitirmem gerekiyor.”

 

 

6  Telefon Edenler

Çoğu kimse için telefonlar sürekli bir kesintidir. Hepsini ortadan kaldıramazsınız. Bununla birlikte telefon görüşmelerinin aldığı zamanı sınırlandırabilirsiniz. Telefonlarınızı yanıtlayacak birine sahip olacak kadar talihli iseniz, görüşmeler süzgeçten geçer. Hangi görüşmeleri sizin incelemeniz gerektiğini gözden geçirin ötekilerle görüşmeyi sekreterinize bırakın. Rahatsız edilmek istemediğiniz sürelerde ise gelen mesajlar not edilir.

 

Telefonla konuşurken, “sosyal” görüşmeyi sınırlayın. Sorulara kısa yanıtlar verin. İşle ilgili amaç gerçekleşince kibar bir biçimde konuşmayı kesin.

 

6  Gereksiz gelen evraklar

Üçüncü bir dikkat dağıtıcı da gelen postadır. İstenmeyen evrakların sonu gelmez. Bir başkası postanızı elden geçiriyorsa, görmek istediğiniz şeyleri (“ yalnız bilgi” ve “eylem” diye iki kümeye ayırın ), başkalarına gönderilecek şeyleri ve atılacakları ayırın.

 

Postadan gelen her parçayı bir bir ele almayı öğrenin. Okurken ne gibi bir eylem gerektiğine karar verip, eyleme geçin.  ( bu eylem, evrakı bir dosyaya koymak olsa bile.) “ yalnız bilgi” evrakı bir kenara konup daha uygun bir zamanda okunabilir. (örneğin, eve ya da işe giderken,  randevu beklerken, yemek sonrasında, gece vb.)

Başka bir fikir de, gelen mektuba el yazısıyla kısa bir yanıt yazıp geri göndermek olabilir. Kayıt gerekliyse, postalamadan önce mektubun fotokopisini çıkarın.

 

6  Beklemek

Hepimiz randevularda bekleyerek, toplantıların başlamasını bekleyerek, başkalarının bir şeyleri bitirmesini bekleyerek, uçakları bekleyerek, dolmuş durağında dolmuş bekleyerek, işe ve eve geliş gidişlerde çok fazla vakit kaybederiz.

Beklemenin mutlaka zaman kaybı olması gerekmez. İki yaklaşım yardımcı olabilir. Önce, randevunuz olanları bekleyerek hiç de makul olmayan süreler harcamayın. Birinin bürosuna gidip vaktinde kabul edilmezseniz, sekreterine karşı taraf hazır olunca sizi aramasını söyleyip büronuza dönün.

Bekleme süresinden yararlanmanın başka bir yolu da onu daha üretken kullanmaktır. Örneğin, size gelen mektupları okuyun (mesleki gazete ve dergiler de) , planlar geliştirmek, mektup yazmak için bir bloknotla bir kalem taşıyın ve/ya da tamamlamak için az öncelikli iş dosyalarını alın.  

 

 

6  Toplantılar

 

Toplantılarda kaybedilen zaman iki kaynaktan beslenir.

 

1.     sizin düzenlediğiniz toplantılar,

·        Bir toplantı düzenlediğinizde ne elde etmek istediğinizi iyi planlayın.

·        Toplantıya çağırdıklarınız o iş için en uygun kişiler ve olabildiğince az sayıda olsun.

·        Kısaca gündeminizi açıklayıp doğrudan toplantının konusuna geçin.

·        Bir zaman sınırı koyun.

·        Ara ara nerede olduğunuzu özetleyerek görüşmeyi konunun üstünde tutun.

·        İş tamamlanınca sorumlulukları verin, kararları eyleme geçirmek için izleme tarihleri saptayın sonra da toplantıya son verin.

 

2.   katıldığınız toplantılar

Başkasının düzenlediği bir toplantıya katılmadan önce sizin gerçekten de orada olmanız gerekiyor mu diye bir düşünün. Öyleyse zamanında gidin, görüşmeye katılmaya hazırlanın. Görüşmeyi konudan uzaklaştırmaktan ya da uzatmaktan kaçının. Toplantıyı üretken yapmaya çalışın. Yapılması gereken şeyler listesine, uygun öncelik sırasına göre izlenecek maddeleri ekleyin.

 

6  Bölünmeler

istenmeyen telefonlar ve ani ziyaretçiler yüksek öncelikli işleri bir kasap satırı gibi tam ortadan bölerler. Dıştan bakıldığında buna katlanır gibi görünsek bile, çoğumuz zamanımızın bölünmesine içerleriz.

Bazı bölünmeler gereksiz, haksız, hatta can sıkıcıdır, fakat bazıları da çok gereklidir. Çoğumuzun iki gün arka arkaya işimiz bölünmese,bir işimiz olmazdı. Asıl  sorun, “ öncelikli bir bölünmeyi işe yaramayan bir bölünmeden nasıl ayırabilirim” olmalıdır.

  

Bölünmeler genellikle üç kategoriye girer:

 

1.     Gereksiz bölünmeler;

bir kişi yanlış bir varsayımla sizin ilgilendiğinizi, onun aradığı bir bilginin sizde olduğu yada sorumlu olduğunuzu düşünerek aniden ziyaretinize gelir veya telefon ederse ortaya çıkar. Bunlardan ikisi de gerçek değilse o zaman bu gereksiz bir bölünmedir; bir zaman kaybıdır. Bu kaçınılması ya da hemen sona erdirilmesi gereken bir bölünmedir.

 

2.   Gerekli bölünmeler;

 gerçekten ilgilendiğiniz , hakkında bilginiz ya da sorumluluğunuz olan bölünmelerdir. Gerekli bir bölünme bir değer taşır ve zamansız değilse ilgilenmeniz gerekir. 

 

3.   Zamansız bölünmeler;

gereklidir ama uygunsuz ya da kötü bir zamanda gerçekleşmiştir bunlar daha uygun bir zamana alınmalıdır.

 

6  Yanıt gelmesini beklemek

Yanıt beklemek çok bildik bir zaman hırsızıdır ve herkes bundan zaman zaman etkilenir. Yanıt beklemek , çevrenin dayattığı bir faktördür, yani kontrolünüzde değildir. Öyleyse kendinizi akıntıya bırakmak ya da uyum sağlamak çoğu kere gerekli bir davranış haline gelecektir. Yanıt gelmesini beklemede aşağıdaki taktikleri kullanabiliriz.

 

1.     Beklemekte olduğunuz kişiyi arayıp önceliğinizi ve sorununuzu anlatın. Özel yardım veya hiç olmazsa yardım almak için başvurabileceğiniz bir yer ya da kişi adı isteyin.

 

2.   Her kapıya başvurun ve gereksinimleriniz ile ulaşmak istediğiniz sonucu vurgulayın. Sizin ne gibi bir yardımınız olabileceğini sorun.

 

3.   Karşınıza sizden daha üst kademede biri çıkarsa, kendi amirinizi devreye sokun. Sorunu , ya sorun çözüleni ya da karşı konulmaz bir engelle sorun çözülene kadar daha üst kademelere iletmeye devam edin.

 

4.   İlgili herkesin yanıt, bilgi , vs. alındığında en kısa sürede sizinle temasa geçmeleri gerektiğini bilmelerini sağlayın.

 

 

6  Yeterince açık olmayan iş tanımı

Bu durumda bizden ne yapmamız beklendiğini bilmeyiz. Çalışırken nerede olduğunuzu ya da nereye gittiğinizi bilmiyorsanız üretkenliğiniz azalır. İşinizi net bir şekilde tanımlamak kimin sorumluluğudur? Bunu kendinizin yapma olanağınız olmamışsa, o zaman amirinizle karşılıklı oturup sorumluluklarınızı açıkça tanımlamak size düşmektedir. Bunu yapmazsanız  çok fazla zaman kaybedebilirsiniz.

 

6  İş yerinde moral bozukluğu

Moral bozukluğu genelde özsaygı yokluğundan, beklentileri bilememekten, kişilerin ve kurumların verdikleri sözlerde durmamalarından kaynaklanır. Bunun pek çok nedeni vardır. Çaresi ise herkesin gündelik bir zafer elde etmesini sağlamaktır. İşyerinin buna ihtiyacı vardır. Her bireyin buna ihtiyacı vardır. Her gün yeni zaferler kazanılmasını sağlayın.

 

6  Eğitimsiz personel

 Patron sizseniz onları eğitin. Eğitime gereksinimi olan sizseniz o zaman eğitim alın. 

 

6  İş arkadaşı/dost istekleri

Gününüzü düzgün planlamışsanız bugün ne kadar iş çıkarabileceğiniz konusunda doğru bir fikriniz vardır. İş arkadaşlarınızdan ve dostlarınızdan bunun dışında istekler geldiğinde, onların söz konusu isteklerinin planınıza uymadığını söyleyin. Bir kriz varsa o zaman o günkü işlerinizi bir kenara bırakacak kadar önemli olup olmadığına beraberce karar verebilirsiniz. Eğer düzgün bir plan yapmışsanız bu duruma çok ender rastlanır.

 

6  Ofis içi dolaşımlar

Her işyerinde, ofisten ofise dolaşıp bakınmayı, ziyaretler yapmayı ve en son dedikoduları öğrenmeyi seven bir grup insan vardır. Bunların işinizi sekteye uğratmasına izin vermeyin

 

 ÖRGÜTSEL NEDENLER

Zaman yönetimini engelleyen nedenler arasında, işletmelerin yönetsel ve organizasyonel yapılarında kaynaklanan nedenler önemli bir yer tutar. Bunların başlıcaları;

 

6  Yetki ve görev devrinin olmayışı

6  Kriz yönetiminin olmayışı

6  Çalışma ortamının koşulları

6  Kuralsız yazışmalar

6  Sekreterlerin verimsizliği

 

6  Yetki ve görev devrinin olmayışı:

      Bazı yöneticiler yetki devrine yanaşmazlar. Nedenlerine baktığımızda;

§  Yönetici devredeceği işi kendisinin daha kolay yapacağını düşünür.

§  Geçmişte yetki devrettiği zamanlarda hayal kırıklığına uğramış ve şimdi yetki devretmekten korkuyordur.

§  Yetki devri nedeni ile işini ve statüsünü kaybedeceğinden korkuyordur.

§  Astlarının yeterince çalışkan olmadıklarını düşünüyordur.

§  Astlarını eğitmek için yeterince zaman harcamamaktadır.

§  Kendi yapabileceği işleri başkalarına yüklüyor olmaktan kendini suçlu hissetmektedir.

  

      Etkili yetki devrinin özellikleri

§  Yetkiyi devrettiğiniz kişinin başarması gereken sonuçları açık ve net olarak belirleyin.

§  Yetki devrettiğiniz kişinin soru sormasını ve bilgileri sizinle paylaşmasını teşvik edin,

§  İşin yapılabilmesi için gerekli kaynakları temin edin,

§  İşin bitirilmesi gereken süresi belirleyin,

§  Görevlendirmeyi mümkün olduğunca açık, somut ve yazılı olarak yapın,

§  Görevin yapılışını süreç içinde izleyin. Kontrol için son anı bekleyin.

 

  

MEKANİKSEL  NEDENLER

Teknolojinin büyük bir hızla geliştiği günümüzde, özellikle iletişim ve bilgisayar teknolojilerindeki büyüme baş döndürücüdür. Ancak  bu gelişmeler, kullanılmadığında yada amaç dışı kullanıldığında zaman yönetimini engelleyen nedenlerden biri olmaktadır.

 

Burada iki ana öğe vardır:

1)   Önleyici bakım. İlk önce arıza olmaması için önlem alın.

2)  Cihaz onarımları için belirli bir formülünüz bulunsun ya da elinizde hemen bir yedeği olsun ki arızalar nedeniyle zaman kaybedilmesin. Cihaz arızalarını giderme nedeniyle her yıl muazzam paralar harcanmaktadır.

 

ZAMANI ETKİN KULLANMAK İÇİN NELER YAPILMALI

 

Zamanı etkin kullanmak için aşağıdaki unsurların bir alışkanlık haline getirilmesi gerekir.

§  Amaç ve hedeflerin belirgin olması,

 

§  Planlama Yapılması,

 

§  Önceliklerin belirlenmiş olması  gerekir.

 

 

AMAÇ VE HEDEF BELİRLEMEK

Amaç, gelecekte sahip olmayı istediğimiz değerler ve kendimizi görmek istediğimiz yerdir. Yaşamımızda ulaşmak istediğimiz “şey”dir.

Ancak hedefler, bireyi amacına ulaştıracaksa önemlidir ve zamanın doğru kullanılması ile eşdeğerdir. Doğru  ve belirgin amaçları olmayan insanların günlük olarak belirledikleri hedefleri  gerçekleştirmek için çırpınmaları, genellikle duş kırıklığı ve başarısızlıkla sonuçlanır.  Bu durum, zamanın etkin kullanılmamasıdır. Oysa, belirlenmiş bir amaca ulaşmak için gerçekleştirilebilir hedeflerle çalışmak, ertelenebilir ve vazgeçilebilir işler arasından hedefe uygun zekice seçimler yapma olanağını yaratır. Bu seçimler, zamanı iyi organize etmek ve doğru programlayabilmektir.

 

 

Hedef ya da amaç belirlerken uyulması gereken beş kıstas vardır:

Text Box: 1.    Belirlenmiş olmak
 
2.    Ölçülebilir olmak
 
3.    Yapılabilir olmak
 
4.    Gerçekçi olmak
 
5.    Zaman içinde sınırlanmış olmak
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6  Amaç ve hedefleri değerlendirmenin bir başka yolu daha vardır. Bu yönteme göre amaçlar:

 

-       NEDEN amaçları

-       NE amaçları

-       NASIL amaçları

olarak üçe ayrılır. Amaçlara bu yolla yaklaşma aşağıda açıklanmaktadır.

 

 

“NEDEN” amaçları

Genellikle bu amaçlar meslek yaşamınız dışındaki hayat ile aileniz, kişisel ilişkileriniz, diğer ilişkileriniz, sağlığınız veya entelektüel ihtiyaçlarınızla ilgilidir. NEDEN amaçları diğer sınıflardaki hedeflere neden varmak istediğinizi belirlediklerinden, hayatınızın her aşamasında büyük önem taşırlar. Çoğu kişi NE  ve NASIL amaçları içinde o kadar boğulur ki, bu amaçları NEDEN istemiş olduğunu unutur.

 

“NE” amaçları

Bu amaçlar doğrudan iş hayatınızla ilgilidir, meslekî hırsınızı yansıtır ve kariyer, para, iş güvenliği gibi konuları kapsar; bu nedenlerle de NEDEN amaçlarıyla sıkı sıkıya bağlıdırlar.

 

“NASIL” amaçları

Adından da anlaşılacağı gibi, NE amaçlarını NASIL gerçekleştireceğiz?

 

Hedef ve amaç saptamak, kendinize ve hayatınıza bir yön vermenin en etkin yoludur. Hedefsiz ve amaçsız bir kişi olarak başardıklarınız, yeteneklerinizin çok altında kalmaya mahkûmdur.

 

Eylem Planları

Bir eylem planı, neden, ne ve nasıl amaçlarının yanı sıra, bu amaçlara giden yoldaki gelişmelerin izlenmesini sağlayacak ayrıntıları da içermelidir. Önemli olan sadece bir harekete başlamamız değil, ilerledikçe gelişmeleri izlemek ve böylelikle kendimize olan güvenimizi tazelemektir. Bu durumu çok iyi özetleyen bir deyim vardır: “Bin millik bir yolculuk tek bir adımla başlar.” Önemli olan bütün bir projenin tamamlanması için kaç “tek adım” atılacağı , ya da uğraşılabilecek boyutta “kaç parça “gerektiğidir. Deyimlerden söz etmişken , anlatmaya çalıştıklarımıza çok uyan ve her dilde karşılığı olduğunu andığımız bir örnek daha verelim: “Başlamak bitirmenin yarısıdır.” Bu cümle de en güç aşamanın başlamak olduğunu tekrarlıyor.

 

PLANLAMA YAPILMASI

 

Planlama, belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli araç ve yöntemlerin seçimidir. Bu seçimde var olan seçenekleri belirlemek ve en uygun olanına karar vermek yaratıcı düşünceyi, ileriyi görme sezisini gerektirir.

 

İşleri yerine getirme ve sorumlulukların üstesinden gelebilmede zaman tuzaklarına karşı alınması gereken önlemlerden ;

 

ilki, amaç ve hedef belirlemedir. Akılcı bir şekilde çalışılarak ulaşılması gereken hedefler yazılı, sonuca ve sürece dönük, ölçülebilir, açık ve basit, tam ve kritik zamanlı olmalıdır.

  

 

İkinci adımda ise, planlama olup, hedeflerin zamansal ve içeriksel boyutlarda ayrıntılandırılmasıdır. Günü planlama ile başlayan süreç, haftayı, ayı ve yılı planlama boyutları ile genişleyerek zamanın rastlantısal ve el yordamı ile yaşanmasını engeller. Planlama, her ne kadar insanın doğasına ters ise de, insanın en üretken zamanlarını oluşturur. Çünkü; Planlama uzun soluklu düşünce boyutunu ve vizyonu öne alan bir özellik taşır. Aksi taktirde parkinson yasası gereği, “ İşler o iş için ayrılan zamanda biter, planlanan zamanda değil” Planlar yapmak, odaklanmayı artırarak zamanınızı çoğaltır;

 

  

Zaman çoğaltılabilir. Bazı uğraşlara biraz zaman yatırımı yaparak gerçekten günün geri kalan kısmında boş zaman yaratabilirsiniz. Gider azdır; günde yalnız on ile on beş dakika. Oysa bunun yararlarını gün boyunca görürsünüz. Bunlar, zamana bağlı işlerin açık olarak tanımlanması, daha önemli işlere odaklanmanın artması, iki iş arası daha az zaman kaybı ve gün bitiminde daha fazla başarı duygusu gibi yararlardır. Böyle bir sonuç elde etmek birkaç dakika zaman ayırmaya değmez mi? Yazar olan Edwin Bliss, “Bir işi planlamaya ne kadar çok zaman ayırırsak, toplam olarak onu yapmaya o kadar az zaman gerekir,” diyor

 

Planlanmada Beş Yaygın Bahane

1.     Plan yapmaya vaktim yok.

 

2.   Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım?

 

3.   Plan yapmak bana yarar getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor.

 

4.   Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum.

 

5.    Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum.

 

Etkin planlamanın belirli aşamaları;

 

1.     Dikkatinizi toplayabileceğiniz bir yer bulun.

 

2.   Uzun süreli hedefleri gözden geçirin.

 

3.   İşlerinizin ve onları yapmanın gerektirdiği süre gününüzün olanak tanıdığı zaman kadar olsun.

 

4.   Yaptığınız işler için kesin günlük hedefler saptayın.

 

5.   Engelleri önceden düşünün.

 

6.   İşlerinizi öncelik sırasına koyun.

 
  

 

Öncelikli Günlük İşler Listesi

Her sabah (veya programladığınız başka bir zaman) ciddi planlarınızı yapmayı tamamladığınızda, elinizde günlük işlerin düzenli bir sıralamasını içeren bir liste olmalıdır. Artık buna “yapılacaklar” listesi demeyeceğiz. 

 

Listemize “Öncelikli Günlük İşler Listesi” diyeceğiz.

 

Anlamlı bir öncelikli günlük işler listesi yapma sürecinde üç adım söz konusudur:

 

1.Adım : İvedi olmayanlar dahil olmak üzere, bugün yapmak istediğiniz herşeyin bir listesini çıkarın. Bu aşamada hiçbir işe değer biçmiyoruz. Yaptığınız yalnızca her şeyi işinizle ilgili işler, ailevi sorumluluklar, kamu görevleri, vb. ortaya dökmektir. Listeniz gerçekleştirmek istediğiniz her şeyi içerdiğine eminseniz, 2. Adım için hazırsınız demektir.

 

2.Adım : Listedeki her maddeye bir değer biçin. Buna ABC değerlendirme sistemi denir. Yeni bir fikir değildir. Aslında çok eski bir fikir olmakla birlikte, her harfin anlamını kavradığımızda daha etkili olur. Listenin üzerinden ikinci bir defa geçerek yapılması gereken şey, hayati, kesinlikle yapılması gereken çok önemli maddelerin yanına “A” yazmaktır. Bugün başka bir şey olmazsa sadece A’ları yapacaksınız. Sonra önemli, yapılması gerekli işlerin yanına “B” yazın. Günün sonunda A’larınız tamamlanmış ve isteğinize bağlı olarak bir miktar daha zamanınız yapılabilir her işin yanına “C” yazıyorsunuz. O günün sonunda A’lar ve B’ler bittikten sonra elinizde zaman kalmışsa, C’leri yaparsınız.

 

3.Adım : listedeki bir maddeye sayısal bir değer verin. Şimdi listeye son defa geri dönebilir ve A,B,C işlerinizi öncelik sıralamasına koyabilirsiniz. Öncelik sıralaması yapmak, anlattığımız üzere, olayların göreli önemi ve önceliğini belirleme sürecidir. Hangi A işinin en önemli olduğuna karar verince ona A-1 dersiniz. Ondan sonraki en önemli A işi A-2 diye adlandırır ve böyle devam edersiniz. Aynı işlemi B ve C işlerinde de yapmalısınız.

 

Böylece günlük planlama sürenizin bitiminde, elinizde önceliklerin sıralandığı, önce hangi işleri bitireceğinizi gösteren bir iş listeniz oluyor. Öncelikli bir günlük işler listesi hazırlamak son derece güçlü bir araçtır, ama inanılmaz derecede de basit bir fikirdir.

 

Önceliklerin Belirlenmesi Ve Acil Durum Değerlendirilmesinin  Yapılması

Zaman Yönetimi, etkili olmak ile ilgili bir süreçtir. Etkili olma düzeyimiz ise, zamanı nasıl harcadığımıza bağlıdır. Ağırlıklı olarak, zaman harcanırken acillik ve önemlilik etkenleri göz önünde bulundurulur.

 

Acil İşler; Hemen ilgilenilmesi gereken, şimdiyi ifade eden, bizi etki altına alan, genelde gözle görünen, üzerimizde baskı oluşturan, hemen harekete geçmeye zorlayan, çoğu kez başkaları için önemli olan şeylerden oluşur. (Çalan telefon, çalan kapı zili vs.)

 

Önemli İşler ise; sonuçlarla ilgili olan, göreve, değerlere, öncelikle hedeflere katkıda bulunan, tepki gösterilen, iç disiplinle kendimiz için harekete geçmemizi gerektiren, zaman alan, sonuçları uzun vadeli olan ve gözle görülmeyen işlerdir. ( Plan yapmak, program hazırlamak gibi.) İşlerin acillik ve önemlilik boyutlarında zamanı nasıl ve nelerle harcadığımıza dönük görünümü ise

 

Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "aciliyet" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır. Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir.

 

 

Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir. Bunlar:

 

1.     Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur.

 

2.    Acil ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur.

 

3.    Acil Olmayan ama Önemli İşler: Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir.

 

4. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız.

 

Günlük Planlama Araçları

 

İki sayfa boş kâğıt ya da yanında belki bir adres defteri olan bir aylık takvim işinizi görebilir, ama günlük işlerin, hedeflerin ve değerlerinle ilgili her şeyin tek bir yerde olması daha akılcı ve daha kolay bir yöntemdir.

 

Gün Planlayıcısı’nın tasarlarken içine dahil ettiğimiz bazı özellikler aşağıda sıralanmıştır:

 

A.  Günlük işler listesi için bir yer.

B.  Günlük ve aylık randevuları takip etmek için bir yer.

C.  Günlük harcamaları takip etmek için bir yer.

D. Günlük ve anı yazmak için bir yer.

E.  Bilgilerin kaybolmaması için her gün kayda geçirme yöntemi.

F.   Bir adres ve telefon defteri.

G.  Her gün değer ve hedeflerin görülebileceği bir yer.

H. Para ve ekonomi işlerini yönetmek için bir yer.

 

Bir Planlama Aracını Etkin Kullanma

         Hayatınızı kontrolünüz altına almak istiyorsunuz, bir planlama aracını kullanmanın altı basit kuralı vardır.

 

1.     Gün  Planlayıcınızı her zaman yanınıza alın.

 

2.   Yalnız bir takvim kullanın.

 

3.   Her gün aksatmadan plan yapın.

 

4.   İyi bir referans sistemi kullanın.

 

5.    Bir ana iş listesi kullanın.

 

6.   Aylık bir indeks kullanın.

 

Bu bölümde sunulan ilke ve öneriler son derece açıktır, ama koşullara ve kişilere göre de uyarlanabilir. Önemli olan sizin plan yapmanız, planınızda öncelik sıralamanızın olması ve bu planı etkin biçimde uygulamanızı sağlayacak bir araçtan yararlanmanızdır. Eğer bunu yapmazsanız, günlük uğraşlarınız köklerinden, sizin amaç ve değerlerinizden kopar, böylece olmanız gerektiği kadar üretken olamaz ve hayatınızda istediğiniz şeylere kavuşamazsınız.

 

Plan yapmak zamanınızı çoğaltabileceğinizi söyleyen basit bir fikir; öncelikli planlama ise, enerjinizi ve uğraşlarınızı odaklayarak yaptığınız zaman yatırımından mümkün olan en yüksek karşılığı almanızı sağlayan bir araçtır. Bu ilkeleri kullanırsanız, daha üretken olur ve iç huzurunuzu hak edersiniz.

 

 

ALIŞKANLIKLARI GÖZDEN GEÇİRME HAREKETE GEÇME

 

Zamanı planlamak ve etkili biçimde kullanmak aynı zamanda da yeni bir alışkanlık edinmek ve değişmek anlamına geliyor. Böyle değişimler ise çok kolay gerçekleşmez.

 

"DEĞİŞİM OLUMLU YÖNDE BİLE OLSA İNSANI ÜRKÜTÜR VE ÇABA GEREKTİRİR."

 

 

Artık hedefimiz olan davranışlar alışkanlığımız haline gelmiştir.

 

ALIŞKANLIĞIN GÜCÜ

Hoşumuza gitsin gitmesin, hepimiz alışkanlıklarımızın esiri olan yaratıklarız. Alışkanlıkların durağanlığı her ne kadar bizi hedeflerimize ulaştırmaya çalışmak yerine rahatlık bölgelerimizde tutsa da, alışkanlıklar aslında her zaman kötü değildir. Hatta, alışkanlıklar olmasa da hayat bir karabasan dönerdi. Her an bilinçli kararlar vermek zorunda kalırdık.

 

İyi alışkanlıklar oluşturmak istiyor muyum, yoksa kötü alışkanlıklar oluşturmakla mı yetiniyorum? Bu da başka bir seçim konusudur. Aşağıdaki şiirde söylendiği gibi, alışkanlığı bizim hizmetkârımız yapabilir veya onun efendimiz olmasına izin verebiliriz.

 

 

 ALIŞKANLIK

 

Ben senin hep yanındayım.

Ben senin en büyük yardımcın ya da en ağır yükünüm.

Ben tümüyle senin emrindeyim.

Yaptığın işlerin yarısını bana devredebilirsin,

Ve ben onları çabucak ve doğru yapabilirim.

Beni yönetmek kolaydır, yeter ki bana ödün verme.

Bana bir şeyin nasıl yapılmasını istediğini tam olarak göster.

Birkaç dersten sonra onu otomatik olarak yaparım.

Ben bütün büyük adamların,

Ve hatta, bütün başarısızlıkların hizmetkârıyım.

Yüceleri ben yücelttim.

Başarısızları ben başarısız yaptım.

Makine değilim, ama bir makine şaşmazlığıyla,

Artı, bir insan zekâsıyla çalışırım.

Beni ister kazanç, ister mahvolma yolunda kullanabilirsin;

Hangisi olduğu benim için fark etmez.

Al beni, eğit beni, bana ödün verme,

Ve dünyayı ayaklarının altına sereyim.

Bana yumuşak davran, seni mahvedeyim.

Ben kim miyim?

Ben ALIŞKANLIĞIM!

 

                                                                          

 

 

Evet, artık zaman yönetimi konusunda bilgi sahibisiniz. Gerisi sizin çabanıza ve sabrınıza kalıyor. Bize düşen de sizlere başarılar dilemek!

 

 

Kaynak:internet